Organizacja Poznaj jedno z najlepszych rozwiązań do automatyzacji i robotyzacji procesów organizacji. BPM -pozwala wyeliminować błędy, standaryzować procesy oraz zapewnić ich efektywność. Buduj ład organizacyjny, zarządzaj ryzykiem i zapewniaj zgodność z wykorzystaniem nowoczesnego systemu, stanowiącego świetne uzupełnienie systemów dziedzinowych (ERP)
- Blue Energy
-
- Oferta
-
- Oprogramowanie
-
- Organizacja
-
- BPM Compliance (Ocena zgodności)
BPM Compliance (Ocena zgodności)
Kolejnym pytaniem na które należy znaleźć odpowiedź, to kto będzie przeprowadzał i z jaką częstotliwością okresową weryfikację (ocenę) i czy wymagania te są przez organizację spełniane czy nie.
Z uwagi na mnogość wymagań wynikających z różnych dokumentów, ocena zgodności nie jest procesem łatwym do zorganizowania. Niejednokrotnie pojawiające się problemy dotyczą tego w jaki sposób przeprowadzać weryfikację spełnienia wymagań, kto ma wykonywać tę weryfikację oraz co najważniejsze, w jaki sposób dokumentować wyniki przeprowadzonych ocen i kto te wyniki ma ostatecznie sprawdzać.
Te i wiele innych problemów powoduje, że często mechanizm oceny zgodności zawężany jest do wybranej grupy wymagań, resztę zaś pozostawiając poza obszarem oceny. Sytuacja taka może powodować, że pomimo obowiązku znajomości wymagań wynikających z obowiązującego prawa, świadomość ta jest niewystarczająca, co może prowadzić do wzrostu ryzyka związanego z niespełnieniem tychże wymagań.
Podczas kontroli, realizowanych przez uprawnione jednostki kontrolujące, niejednokrotnie stwierdzane są w działalności organizacji nieprawidłowości związane z niespełnieniem, bądź niewłaściwą realizacją wymagań wynikających z podstawy prawnej do której odnosi się zakres kontroli.
Dodatkowo pojęcie oceny zgodności z wymaganiami pojawia się w wymaganiach standardów związanych z systemami zarządzania. Ocena zgodności z wymaganiami prawnymi, w ramach ochrony środowiska, bezpieczeństwa pracy, ciągłości działania, itp.
Jeżeli w Twojej organizacji temat oceny zgodności z wymaganiami wynikającymi z przepisów wewnętrznych, czy też z przepisów prawa powszechnie obowiązującego wymaga usprawnienia, ale nie masz pomysłu w jaki sposób usprawnienie to należałoby wdrożyć, rozwiązaniem jest moduł BPM Compliance (Ocena zgodności).
Moduł ten to bardzo ciekawe funkcjonalnie rozwiązanie informatyczne, działające jako jeden z modułów systemu BPM w powiązaniu z Biblioteką dokumentów.
Funkcjonalności modułu zostały zaprojektowane w taki sposób, aby Właściciel merytoryczny przypisany do dokumentu, z którego wynikają wymagania (lub inna uprawniona osoba), mógł uruchomić analizę wymagań wynikających z dokumentu i w trakcie tej analizy określić konkretne wymagania dla organizacji.
Dla każdego z wymagań wskazywane jest których komórek organizacyjnych dotyczy wymaganie oraz przypisywane jest do którego obszaru działalności się odnosi. Ponadto doprecyzowaniu podlega kto i z jaką częstotliwością będzie przeprowadzał weryfikację zgodności działania w danym obszarze, jeżeli to konieczne można wskazać wiele odpowiedzialności.
Na podstawie wskazanych definicji, system we wskazanym czasie skieruje do zdefiniowanych użytkowników zadanie przeprowadzenia i udokumentowania w systemie wyników przeprowadzonej oceny zgodności.
Ocena zgodności może wykazać spełnienie, niespełnienie lub częściowe spełnienie wymagań.
W każdym przypadku niecałkowitej zgodności z wymaganiem, system będzie wymagał zdefiniowania powodu tej sytuacji oraz uruchomienia niezbędnych działań, które usuną niezgodności i ich przyczyny. W tym zakresie moduł wspomagany jest funkcjonalnością modułu BPM Działania doskonalące (link), który zawiera predefiniowany obieg zalecenia związanego niezgodnością wynikającą z oceny zgodności.
Ponadto system posiada wkomponowaną matrycę obrazującą które wymaganie do których komórek organizacyjnych zostało przypisane. W przypadku występowania niezgodności z wymaganiami i uruchomienia w odniesieniu do nich działań naprawczych, system umożliwia monitorowanie postępów w realizacji działań, jak również szybkie zestawienie ilości stwierdzonych niezgodności.
Moduł integruje się:
- z modułem Audyty – który w oparciu o możliwe do zdefiniowania w systemie zagadnienia dla każdego z wymagań, może pobierać do definicji planowanego audytu zagadnienia do zbadania jako pytania audytowe (opcjonalna integracja);
- modułem Biblioteka dokumentów w zakresie możliwości uruchomienia analizy wymagań na każdym z dokumentów
- modułem Działania doskonalące (link) – w którym dokumentowane są działania podejmowane w odniesieniu do niezgodności stwierdzonych w wyniku oceny zgodności z wymaganiami.
Zarządzanie zgodnością to tematyka poruszana zarówno wśród małych, średnich i dużych przedsiębiorstw, jak również w jednostkach administracji publicznej.
Moduł Compliance przeznaczony jest dla organizacji, które chcą zbierać informacje o poziomie osiąganej zgodności z wymaganiami obowiązującymi organizację.
Jeżeli w Twojej organizacji prowadzona jest ocena zgodności z wymaganiami lub mechanizm jej realizacji wymaga doskonalenia to BPM Moduł Compliacne jest rozwiązaniem dla Ciebie.
BPM moduł Compliance to rozwiązanie działające w przeglądarce internetowej i komunikujące się z użytkownikami poprzez zadania przydzielane w systemie, jak również komunikaty mailowe kierowane do użytkowników systemu. Ponadto system umożliwia:
- Definiowanie wymagań wynikających z dokumentów zamieszczonych w bibliotece dokumentów;
- Możliwość utworzenia dokumentów typu akt prawny z poziomu biblioteki i określenie wymagań wynikających dla dokumentacji z poszczególnych aktów prawa powszechnie obowiązującego;
- Przeprowadzanie okresowych analiz aktualności zdefiniowanych wymagań i ich aktualizację;
- Definiowanie dla każdego z wymagań, do których komórek organizacyjnych się odnosi oraz kto i z jaką częstotliwością będzie prowadził ocenę zgodności z wymaganiami;
- Uruchamianie ocen zgodności doraźnie oraz automatycznie, zgodnie z zaplanowaną częstotliwością;
- Potwierdzanie zgodności działania z wymaganiem, bądź definiowanie niezgodności w spełnianiu wymagania oraz ich przyczyny;
- Uruchamianie i nadzorowanie w systemie podejmowanych działań naprawczych w odniesieniu do niezgodności z wymaganiami;
- Raportowanie postępów w realizacji działań zmierzających do usunięcia niezgodności;
- Bieżące monitorowanie postępów w realizacji działań w odniesieniu do niezgodności z wymaganiami;
- Monitorowanie stanu realizacji oceny zgodności, jak również poziomu spełnienia wymagań;
- Generowanie matrycy powiązań wymagań i komórek organizacyjnych;
- Opcjonalne definiowanie zagadnień wymagających sprawdzenia w ramach danego wymagania, które mogą zostać zaprezentowane w module Audyt (link) jako pytania audytowe;
- Duża elastyczność systemu w projektowaniu nowych funkcjonalności pod indywidualne potrzeby Zamawiającego.
Podczas oceny zgodności z wymaganiami, najczęstszym problemem jest duży posiom uogólnienia wymagań, pomijanie części wymagań podlegających ocenie zgodności oraz duża biurokrtatyzacja procesu.
Rozwiązaniem jest wprowadzenie mechanizmu umożliwiającego precyzyjne określanie wymagań wynikających z dokumentów i ich właściwe adresowanie w strukturze organizacyjnej. Zapewnia to szybkie dotarcie do informacji odpowiadających na pytanie „Jakie obowiązki muszę spełniać?” oraz ułatwia udzielenie odpowiedzi na pytanie o spełnienie tychże wymagań. Narzędzie informatyczne z wybudowanym obiegiem workflow umożliwia jednoznaczne zbieranie i prezentowanie wyników oceny zgodności. W tym zakresie odpowiednim rozwiązaniem jest moduł Compliance.
Jeżeli ocena zgodności z wymaganiami jest prowadzona w sposób prawidłowy, możliwe jest, bez dodatkowego angażowania zasobów czasowych i ludzkich, przygotowanie raportu prezentującego poziom zgodności dla każdego z wymagań podlegających ocenie. W przypadku występowania niezgodności z wymaganiami, możliwe jest szybkie udzielenie odpowiedzi na pytanie, które wymagania nie zostały spełnione, z którego dokumentu wynikają i jaki jest status realizacji działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości.
Jeżeli informacje te nie są łatwo dostępne w mechanizmie oceny zgodności z wymaganiami, który obowiązuje w Twojej organizacji, powinieneś rozważyć zastosowanie narzędzia BPM Compliance.
- Eliminacja błędów związanych z niewłaściwym raportowaniem wyników zgodności z wymaganiami;
- Możliwość jasnego sprecyzowania co jest wymaganiem dla komórki organizacyjnej, wynikającym z dokumentu;
- Możliwość zaplanowania różnych odpowiedzialności i różnych częstotliwości oceny zgodności dla wymagań;
- Szybki dostęp do wyników przeprowadzonych ocen zgodności z wymaganiami;
- Łatwość w zarządzaniu zmianami wymagań wynikających z dokumentów;
- Możliwość przeprowadzenia równolegle ocen zgodności tego samego wymagania przez różnych oceniających;
- Możliwość zarządzania harmonogramem prowadzenia ocen zgodności z wymaganiami;
- Graficzna wizualizacja powiązań pomiędzy wymaganiami i komórkami organizacyjnymi, których dotyczą;
- Oszczędność czasu związana z przygotowaniem raportów z wynikami oceny zgodności – zestawienie dostępne online;
- Możliwość generowania danych z widoków rejestrowych do formatu xlsx.
Duże przedsiębiorstwo produkcyjne prowadzące ocenę zgodności z procedurami ogólnoobowiązującymi. Wyniki zbierane były z każdej komórki organizacyjnej w arkuszach kalkulacyjnych. Analiza zebranych danych i zebranie wyników zajmowało miesiąc. Wdrożenie BPM Compliance miało spowodować skrócenie czasu poświęcanego na przygotowanie zbiorczych wyników z oceny zgodności. Osiągnięto założenie - zebranie wyników i przygotowanie zbiorczego raportu w dotychczasowym zakresie skrócono do 1 dnia.
Podmiot ze strukturą wielooddziałową prowadzący audyty zgodności w odniesieniu do regulacji wewnętrznych. W celu potwierdzenia zgodności ich realizacji przygotowywał listę pytań audytowych w odniesieniu do każdego wymagania, bez szczegółowej analizy każdego z dokumentów. Wdrożenie BPM Compliance umożliwiło stworzenie bazy zagadnień, której nadzorowaniem zajęli się właściciele regulacji chcący uzyskać jednoznaczne dowody potwierdzające spełnienie wymagań w ramach skonkretyzowanych zagadnień.
Organizacja utrzymująca system zarządzania bhp dostosowany do zgodności z wymaganiami ISO 45001. Do tej pory prowadziła rejestr wymagań prawnych i innych w postaci tabeli w arkuszu kalkulacyjnym bez oceny zgodności. W celu zapewnienia zgodności z wymaganiami ISO 45001 zastosowano moduł Compliance umożliwiający zaplanowanie i okresowe dokumentowanie oceny zgodności z wymaganiami wynikającymi z przepisów prawnych i innych wymagań dotyczących bhp.
Powiązane artykuły na blogu
Krajowy System Cyberbezpieczeństwa to wymagania dla operatorów usług kluczowych oraz usług cyfrowych. Czym są te wymagania opisane w dość oszczędny sposób w Ustawie? Co mówi sama ustawa o tym jak zapewnić bezpieczeństwo i ciągłość realizacji usług kluczowych?
Częstym problemem organizacji jest zapewnienie efektywnego i gwarantującego właściwą rozliczalność kanału komunikacji wewnętrznej, np. związanej z realizacją praw podmiotów danych, czy zgłaszaniem i obsługą naruszeń ochrony danych osobowych
Ile faktycznie zajmuje identyfikacja i realizacja praw podmiotu danych? Czy nasz rejestr czynności wspiera realizację praw? Czy potrafimy automatyzować procesy realizacji praw podmiotu danych?
