BPM Pełnomocnictwa
Moduł ułatwia zarządzanie pełnomocnictwami, począwszy od momentu wnioskowania, ich udzielenia, a kończąc na wygaszeniu lub odwołaniu. W powiązaniu z automatyzacją procesów związanych z cyklem życia pełnomocnictwa otrzymujemy narzędzie, które usprawni funkcjonowanie każdej organizacji.
Moduł umożliwia rejestrację, akceptację oraz przygotowanie i zatwierdzenie pełnomocnictw. Udzielane pełnomocnictwo:
- może dotyczyć pracownika(-ów) lub podmiotów zewnętrznych,
- może być łączne / samodzielne
- obowiązywać do konkretnej daty i/lub być zależne/niezależne od stanowiska
Zgłoszony wniosek procedowany jest w ramach procesu workflow.
Na podstawie wprowadzonych danych, system automatycznie numeruje i generuje, na podstawie zdefiniowanego szablonu, dokument pełnomocnictwa (w formacie Word) i uzupełnia wpisy w rejestrze pełnomocnictw.
Odwołanie realizowane jest przez upoważnionych użytkowników.
Podobnie jak w przypadku udzielenia, system automatycznie generuje dokument odwołania, aktualizuje rejestr pełnomocnictw i wprowadza odpowiednie wpisy do rejestru odwołania.
Pełnomocnictwa wygaszane są automatycznie w momencie:
- przekroczenia daty obowiązywania
- zmiany w strukturze organizacyjnej – w przypadku pełnomocnictw zależnych od stanowiska
W ramach procesu generowane są dokumenty wygaszenia (w formacie Word), a umocowani powiadamiani są drogą mailową.
Dodatkowo uprawnieni użytkownicy mogą wygaszać pełnomocnictwa w dowolnym momencie.
Moduł zapewnia:
- numerowanie wszystkich dokumentów: wniosków, pełnomocnictw, wniosków o odwoływanie używanych w module
- automatyczne nadawanie uprawnień do udzielonych pełnomocnictw
- powiadamianie drogą mailową użytkowników o zadaniach do zrealizowania, statusie pełnomocnictw
- możliwość skierowania wniosków do opiniowania
- rejestry prezentujące dane w formie tabelarycznej z możliwością wyszukiwania / filtrowania i eksportu danych
- rozbudowaną konfigurację:
- możliwość określenia odpowiedzialnych za przygotowanie i zarządzanie pełnomocnictwami, administratorów modułu itp.
- możliwość zarządzania uprawnieniami do pełnomocnictw
- możliwość dostosowania szablonów pełnomocnictwa / odwołania i wygaszenia dla poszczególnych rodzajów pełnomocnictw
- import pełnomocnictw – możliwość zasilenia modułu udzielonymi pełnomocnictwami
- Pełna automatyzacja procesów udzielania / odwoływania / wygaszania pełnomocnictw
- Szybki dostęp do informacji o pełnomocnictwach i ich statusie – przejrzyste rejestry z opcją wyszukiwania
- Automatyczne generowanie dokumentów udzielenia / odwołania pełnomocnictw
- Raportowanie o wygaszonych pełnomocnictwach
- Wysoki poziom ładu wewnętrznego
Kilka tysięcy pełnomocnictw, utrudniony nadzór, czynności wykonywane bez ważnego pełnomocnictwa. W systemie BPM Wnioskujący uruchamia proces udzielania pełnomocnictw. Wprowadza niezbędne informacje: pełnomocników, zakres i rodzaj pełnomocnictwa, itd. Następnie przekazuje wniosek do akceptacji. Przełożony Wnioskującego otrzymuje informacje o nowym zadaniu w systemie BPM – „Zaakceptować wniosek”. Po zapoznaniu się z wnioskiem, przełożony akceptuje wniosek. Zaakceptowany wniosek trafia do Administratora pełnomocnictw, który przygotowuje pełnomocnictwa do wygenerowania, uzupełnia wymagane dane, kieruje wniosek do korekty, zaciąga opinii innych użytkowników. Wygenerowane i zweryfikowane pełnomocnictwa przekazywane są do pozyskania zatwierdzenia, gdzie są drukowane i przekazywane do podpisania. Po pozyskaniu wymaganych podpisów i załączeniu skanów, pełnomocnictwa zostają opublikowane i są dostępne w rejestrze pełnomocnictw. Umocowani otrzymują informacje o udzieleniu pełnomocnictwa i uzyskują dostęp do swoich pełnomocnictw.
W organizacji udzielone pełnomocnictwa były zależne od stanowiska. Jeden z umocowanych zostaje przeniesiony na inne stanowisko, zmianę naniesiono na strukturę organizacyjną. W cyklu automatycznego wygaszenia pełnomocnictw, system wygasza pełnomocnictwo użytkownika, generuje dokument wygaszenia i wysyła informację do użytkownika. W przypadku zmian w organizacji, wnioskujący lub administrator muszą odwołać część z udzielonych pełnomocnictw. Uprawniony uruchamia proces odwołania pełnomocnictw, wskazuje pełnomocnictwa, podaje powód i generuje dokumenty odwołania. Po potwierdzeniu system automatycznie odwołuje wskazane pełnomocnictwa i informuje o tym fakcie umocowanych.
Powiązane artykuły na blogu
Krajowy System Cyberbezpieczeństwa to wymagania dla operatorów usług kluczowych oraz usług cyfrowych. Czym są te wymagania opisane w dość oszczędny sposób w Ustawie? Co mówi sama ustawa o tym jak zapewnić bezpieczeństwo i ciągłość realizacji usług kluczowych?
Częstym problemem organizacji jest zapewnienie efektywnego i gwarantującego właściwą rozliczalność kanału komunikacji wewnętrznej, np. związanej z realizacją praw podmiotów danych, czy zgłaszaniem i obsługą naruszeń ochrony danych osobowych
Ile faktycznie zajmuje identyfikacja i realizacja praw podmiotu danych? Czy nasz rejestr czynności wspiera realizację praw? Czy potrafimy automatyzować procesy realizacji praw podmiotu danych?
