BPM Zarządzanie zasobami

Spojrzeń na majątek, czy zarządzanie aktywami jest wiele. Księgowi, kontrolerzy, informatycy, eksploatujący i nadzorujący, serwisujący i wreszcie użytkownicy, wszyscy mają różne zrozumienie tego czym są aktywa i czemu służą. Standardy i normy takie jak PAS 55, ISO 55000, czyli standardy poświęcone zarządzaniu majątkiem, również ITIL, czy ISO 20000 dotyczące zarządzania obszarem teleinformatyki, ale także ISO 22301 skupiające się na zarządzaniu ciągłością działania dostarczają nam narzędzi i metod dla lepszego zrozumienia i zarządzania majątkiem. Wiele wymagań prawnych wpływa na sposób zarządzania majątkiem, na zapewnienie efektywności, udostępnianie, czy bezpieczeństwo.

Ponieważ trudno jest zarządzać czymś czego nie znamy, czego nie zinwentaryzowaliśmy, bardzo ważne jest rozpoznanie, ale i zrozumienie czym są aktywa, czym jest majątek organizacji, godząc przy okazji wielu interesariuszy korzystających z wiedzy o majątku.

To poznanie i inwentaryzacja jest punktem wyjścia do wdrożenia zarządzania majątkiem. Właściwe zdefiniowanie majątku wymaga jednak, przeglądu organizacji, strategii, procesów, obecnych sposobów prowadzenia działań na majątku.

Po zdefiniowaniu majątku należy go zidentyfikować, zinwentaryzować. Ta inwentaryzacja i identyfikacja to nie tylko nazwanie i policzenie, ale również nadanie pewnych dodatkowych cech identyfikujących, kategoryzacja, poznanie historii składnika majątku, ale co również bardzo ważne powiazań.

Rzadko element majątku stanowi niezależną,nie powiązaną jednostkę, najczęściej nasz cały majątek, nasze aktywa którymi zarządzamy stanowią system, układ połączony, w którym niedomaganie jednego ma wpływ na inne.

Podejście księgowe do majątku i aktywów, często ogranicza je do środków trwałych, zachęcamy jednak do szerszego spojrzenia na tę sprawę. Warto zadać sobie pytanie podczas definiowania aktywów, co jest dla nas ważne i nawet jeśli nie jest w naszym władaniu, gdyż wykorzystujemy aktywa obce, powierzone, warto nim zarządzać, ze względu na wpływ na naszą organizację.

Sposób zarządzania aktywami, będzie zależał od wpływu aktywów na naszą działalność. Sposób ten powinien znaleźć swoje miejsce w strategii zarządzania majątkiem, która jest strategią funkcjonalną organizacji.

Strategia i procesy tworzą system zarządzania zasobami. Nasze doświadczenia wskazują, iż są dwa obszary systemu zarządzania majątkiem. Pierwszy dotyczy cyklu życia zasobu od inwestycji zakupu, czy ujawnienia, aż po sprzedaż, wycofanie. Drugi dotyczy zarządzania systemem aktywów.

Zarządzanie cyklem życia zasobu pozwala nam w pełni uzyskać efektywność aktywów. Odpowiednie zarządzanie składnikami majątku od momentu wystąpienia potrzeby, a skończywszy na wygaśnięciu potrzeby użytkowania zasobu pozwala w sposób właściwy wykorzystać aktywo i zapewnić jego bezproblemowe, a przy tym efektywne kosztowo funkcjonowanie.

Już na etapie planowania wykorzystania nowego aktywa, albo zmiany przeznaczenia obecnego, czy też modyfikacji czy ulepszenia powinna pojawić się analiza zasadności. Realizacja inwestycji czy zakupu ma istotny wpływ na efektywność, a brak przeprowadzenia analizy kosztów w cyklu życia aktywa może sprawić, że początkowy niski koszt zakupu, przerodzi się w tak zwaną studnię bez dna.

Wszyscy doskonale wiemy jak ważne jest właściwa eksploatacja i utrzymanie sprawności. Realizacja przeglądów, konserwacji, czasami testów, legalizacji, czy wzorcowania ma istotny wpływ na skuteczność zasobów. Natomiast w przypadku wystąpienia problemów bardzo ważne staje się odpowiednie zarządzanie sytuacją awaryjną i naprawą. Na końcu cyklu życia aktywa znajduje się wycofanie bądź zbycie zasobu, które może pociągać za sobą koszty.

Na całym etapie życia zasoby musimy posiadać wiedzę na jego temat, mieć świadomość stanu, posiadać plan eksploatacji oraz analizować skuteczność i koszty.

Bardzo dobrym narzędziem jest paszport zasobu / karta aktywa, która jest metryką opisującą podstawowe cechy aktywa, ale również umożliwiająca gromadzenie dodatkowych danych dotyczących zdarzeń, umów serwisowych, instrukcji, gwarancji i wymaganych działań eksploatacyjnych i utrzymaniowych.

zasobami powinno zacząć się od potrzeby wprowadzenia nowego aktywa i powinno wynikać z przyjętej strategii. Strategia powinna wskazywać kluczowe zasoby, sposób zarządzania nimi oraz powinna wprowadzać pewną politykę w obszarze inwestycji, zakupów, czy gospodarki materiałowej. Zakupy w obszarze technologii, systemów teleinformatycznych i wielu innych nie mogą być podporządkowane jedynie cenie, ale musza przewidywać kompatybilność i integracje oraz koszty eksploatacji i wiedzy.

Bardzo ważnym elementem systemu zarządzania zasobami jest audyt sytemu majątku, oceniający efektywność zarządzania cyklem życia i wprowadzający elementy doskonalące funkcjonowanie systemu.

Plany rozwoju majątku to wszelkiego rodzaju plany inwestycyjne i rozwojowe obejmujące sferę zasobów. Ważne jest, aby rozwój, ulepszanie naszych zasobów realizowane było w zgodzie ze strategią, ale i z rachunkiem ekonomicznym.

Żadnego z procesów zarządzania aktywami nie będziemy w stanie zrealizować bez właściwej wiedzy na temat poszczególnych zasobów i ich powiązań. Niezwykle istotnym elementem wiedzy na temat aktywów jest analiza ryzyka. Wskazuje ona zarówno zagrożenia jak i szanse związane z funkcjonowaniem i rozwojem systemu zasobów. W ramach tej analizy warto identyfikować słabości zasobów i zabezpieczenia, a szerzej o tym zagadnieniu przeczytasz w artykule dotyczącym zarządzania ryzykiem.

Nie docenianym elementem systemu są wszelkiego rodzaju plany eksploatacyjne, instrukcje, plany awaryjne, czyli wszelka dokumentacja wspierająca eksploatację i utrzymanie zasobu. Odpowiednie utrzymanie tych zapisów, ich udostępnienie i zapewnienie odpowiedniej struktury zarządzania zasobami jest jednym zadań systemu zarządzania majątkiem.

Poza podstawowymi aktywami należy pamiętać o obszarach wspomagających np. teleinformatyka. Przez swój dynamiczny i rozwojowy charakter zarządzanie systemami i usługami teleinformatycznymi w zakresie wdrożenia, utrzymania, zarządzania uprawnieniami i zapewnienia bezpieczeństwa powinno również być objęte systemem zarządzania zasobami.

Wszystkie opisane aspekty zarządzania zasobamipowinny być automatyzowane. Gromadzenie informacji na temat zasobu oraz analiza wymaga skrupulatności i bywa czasochłonna. Nic tak nie wpływa na jakość danych dotyczących majątku jak właściwie uszyty system wspomagający zarządzanie, wspierający ewidencję, pilnujący terminowości realizacji zadań, pozwalający w prosty sposób identyfikować problemy i słabości. Jeden z takich systemów opisujemy w tym artykule: BPM zarządzanie zasobami