Zarządzanie Wdrażaj systemy zarządzania i buduj regulacje w oparciu o system BPM. Pozwala efektywnie zarządzać procesami, dokumentacją i wspiera monitorowanie i ocenę. Stanowi platformę zapewnienia ładu organizacyjnego, zarządzania ryzkiem oraz zapewnienia zgodności zarówno dla standardów ISO, jak i wymagań prawnych.
- Blue Energy
-
- Oferta
-
- Oprogramowanie
-
- Zarządzanie
-
- BPM Wnioski na zarząd
BPM Wnioski na zarząd
Aplikacja BPM Wniosek na posiedzenie Zarządu od lat ułatwia pracę w całym procesie obsługi wniosków na posiedzenie Zarządu w kilkunastu największych spółkach w Polsce.
System automatyzuje etap składania wniosków do Biura Zarządu, opiniowanie, a także akceptację przez Biuro Zarządu. Za pomocą modułu Biuro Zarządu przygotowuje posiedzenie (agenda, lista wniosków, informacje dodatkowe). Kolejnym etapem jest przeprowadzenie posiedzenia, głosowania oraz podsumowanie i zamknięcie posiedzenia z wygenerowaniem raportu.
Cała dokumentacja i przebieg posiedzenia ma formę elektroniczną i jest nadzorowany w systemie BPM.
Cały obieg procesu wniosków na posiedzenie Zarządu jest procesem w pełni konfigurowalnym na etapie wdrożenia. System znakomicie sprawdza się w organizacjach o rozbudowanej strukturze organizacyjnej, wielooddziałowych grupach kapitałowych i holdingach. Administrator określa wspólnie z zespołem wdrożeniowym Blue Energy ścieżkę akceptacji i zatwierdzenia wniosków oraz przebieg posiedzenia i głosowań. Działanie systemu wspiera użytkownika podczas procesu wprowadzania danych do wniosku w oparciu o dedykowany formularz elektroniczny. System dba o przejrzystość i kompletność danych, a po wypełnieniu podstawowych informacji wniosek możemy skierować do opiniowania lub do akceptacji.
Przebieg akceptacji zależny jest od potrzeb Klienta i wewnętrznie przyjętego schematu postępowania z wnioskami na posiedzenie Zarządu. Mogą one przejść przez szereg akceptacji: przełożonych, osób odpowiedzialnych z Biura Zarządu za analizę wniosków lub Członków Zarządu. Dla organizacji, w których regulamin określa sposób zatwierdzana wniosków i podpisania dokumentów w sposób tradycyjny, dajemy możliwość podpisania dokumentów na posiedzenie Zarządu za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub w sposób klasyczny (po wcześniejszym wydrukowaniu dokumentu). W systemie znajduje się szablon wydruku wniosku na posiedzenie Zarządu z możliwością jego dostosowania do potrzeb organizacji. Po zatwierdzeniu wniosku wspieramy osoby obsługujące wnioski z Biura Zarządu w kolejnych etapach procesu.
- Możliwość przekierowania wniosków do ponownej analizy na każdym etapie procesu.
- Do momentu rozpoczęcia posiedzenia Zarządu umożliwia Dodanie załączników i powiadomienie wybranych osób do momentu rozpoczęcia posiedzenia Zarządu.
- Przygotowanie agendy wraz z listą wniosków na posiedzenie Zarządu.
- Rozpoczęcia posiedzenia Zarządu w trybie online.
- Powiadomienia wnioskujących o statusie wniosku bezpośrednio po zakończonym posiedzeniu Zarządu.
- Wsparcie procesu raportowania w czasie trwania posiedzenia Zarządu.
- Przygotowanie dedykowanego protokołu z posiedzenia.
Osoby uprawnione do obsługi wniosków na posiedzenie Zarządu mają dostęp do szeregu specjalnie przygotowanych zakładek.
Istnieje możliwość łatwego przeglądania wniosków z podziałem na:
- Wnioski archiwalne,
- Wnioski przyszłe,
- Wnioski zaakceptowane.
Spośród wniosków zaakceptowanych, użytkownik wybiera te, które będą rozpatrywane podczas najbliższego posiedzenia.
Aplikacja zawiera możliwość opracowania agendy arządu, poprzez wskazanie porządku prac, przypisaniu wniosków oraz osób zapraszanych na posiedzenie i uprawnionych do głosowania oraz wskazanie trybu w jakim zostają podjęte decyzje.
Osoby uprawnione mają możliwość zapoznania się z agendą i dokumentami w formie elektronicznej, a po rozpoczęciu posiedzenia system generuje zadania dla wszystkich osób z Zarządu, umożliwiające podjęcie decyzji dotyczącej poszczególnych wniosków. System zapewnia zarządzanie agendą również podczas posiedzenia, a po zamknięciu posiedzenia generuje podsumowanie, a także gotowy protokół.
Wszystkie dane są zapisywane i archiwizowane przy zapewnieniu zasad poufności, dostępności, integralności i rozliczalności dokumentów i głosowań.
- Automatyzacja procesu składania wniosków.
- Cyfryzacja i profesjonalizacja posiedzeń Zarządu i raportowania.
- Łatwość i dostępność składania wniosków na posiedzenie Zarządu dla uprawnionych osób.
- W pełni konfigurowalna ścieżka procesowania wniosków na posiedzenie Zarządu.
- Pełna elastyczność akceptacji składanych wniosków przez członków Zarządu.
- Wsparcie osób z biura Zarządu w procesie przygotowywania agendy.
- Łatwość w powiadamianiu osób o wyniku głosowania nt. danego wniosku.
- Możliwość przeprowadzenia głosowania na posiedzenie Zarządu w trybie jawnym lub publicznym.
- Możliwość weryfikacji i prowadzenia archiwum z przeprowadzonych posiedzeń.
- Pełna integracja z kalendarzem wydarzeń, gdzie informacyjnie można określić daty z terminami składania wniosków na posiedzenie Zarządu oraz terminem Posiedzenia.
- Prosta procedura nadawania oraz odbierania uprawnień użytkownikom.
- Sprawne dokumentowanie posiedzeń zarządu.
Wyeliminowaliśmy problemy związane z przetwarzaniem dokumentów drukowanych oraz zautomatyzowaliśmy procesy obsługi Zarządu w formie elektronicznej i zdalnej. Ułatwiliśmy komunikację między pracownikami a Zarządem. Zapewniliśmy prostotę obsługi komunikacji z Zarządem oraz informację zwrotną dla składających wnioski o statusie i terminach dotyczących wniosku.
Ograniczyliśmy godziny pracy biura Zarządu, a także zminimalizowaliśmy ilość składanych do Zarządu wniosków w formie papierowej. W tym przypadku największym problemem, związanym z aktualną sytuacją pandemiczną, był brak możliwości przeprowadzenia posiedzenia stacjonarnie w siedzibie firmy. Dzięki procesowi wspierającego posiedzenia Zarządu proces ten mógł całkowicie odbyć się w sposób zdalny.
Posiedzenia Zarządu zarówno w spółkach, jak i w mniejszych przedsiębiorstwach, są tak samo istotne. Dostosowaliśmy proces składania wniosków na posiedzenia Zarządu w taki sposób, aby ułatwił procedowanie dokumentów w mniejszej organizacji. Łatwiejsze stało się nie tylko wprowadzanie wniosków, ale i sam etap akceptacji, który do tej pory dokonywał się drogą papierową.
Powiązane artykuły na blogu
Krajowy System Cyberbezpieczeństwa to wymagania dla operatorów usług kluczowych oraz usług cyfrowych. Czym są te wymagania opisane w dość oszczędny sposób w Ustawie? Co mówi sama ustawa o tym jak zapewnić bezpieczeństwo i ciągłość realizacji usług kluczowych?
Częstym problemem organizacji jest zapewnienie efektywnego i gwarantującego właściwą rozliczalność kanału komunikacji wewnętrznej, np. związanej z realizacją praw podmiotów danych, czy zgłaszaniem i obsługą naruszeń ochrony danych osobowych
Ile faktycznie zajmuje identyfikacja i realizacja praw podmiotu danych? Czy nasz rejestr czynności wspiera realizację praw? Czy potrafimy automatyzować procesy realizacji praw podmiotu danych?
