Organizacja Poznaj jedno z najlepszych rozwiązań do automatyzacji i robotyzacji procesów organizacji. BPM -pozwala wyeliminować błędy, standaryzować procesy oraz zapewnić ich efektywność. Buduj ład organizacyjny, zarządzaj ryzykiem i zapewniaj zgodność z wykorzystaniem nowoczesnego systemu, stanowiącego świetne uzupełnienie systemów dziedzinowych (ERP)
- Blue Energy
-
- Oferta
-
- Oprogramowanie
-
- Organizacja
-
- BPM Biblioteka dokumentów
BPM Biblioteka dokumentów
Zarządzenia, regulaminy, procedury, instrukcje, wzory druków czy rejestrów to cała grupa dokumentów, które wytwarzane są przez organizacje w celu usystematyzowania zasad działania. Zarządzanie nimi to obszar działania, który może przysporzyć kierownictwu wielu problemów, zaś przy zastosowaniu odpowiednich narzędzi może stać się sprawnym mechanizmem zarządzania wiedzą.
Regulacje wewnętrzne tworzone są w celu jednoznacznego określenia jak będziemy działać, co będziemy realizować, kto będzie za to odpowiedzialny i jakie w efekcie realizowanej pracy ma wytworzyć dokumenty, zapisy, czy jakie systemy informatyczne ma zastosować. Ten układ ma zapewnić, że działamy w sposób uporządkowany, powtarzalny i unikamy błędów związanych z brakiem informacji. Niejednokrotnie zdarza się, że do wypracowania wewnętrznych zasad postępowania obligują nas postanowienia przepisów prawa. Przy narastającej ilości regulacji wewnętrznych, określających standardy działania, bardzo często pojawia się problem związany z zarządzaniem zmianami w dokumentacji.
Trudności z zarządzaniem zmianą mogą być tylko czubkiem góry lodowej, kolejno mogą pojawić się wątpliwości wśród pracowników dotyczące tego, co tak naprawdę obowiązuje mnie na stanowisku pracy, czy też jak w szybki sposób dotrzeć do niezbędnych informacji. Zadaniem dla kierujących komórkami organizacyjnymi może stać się temat pozyskania dowodów potwierdzających, że podlegli pracownicy zapoznali się z obowiązującymi na stanowisku pracy regulacjami, nie wykorzystując do tego papierowych list zapoznania za każdym razem gdy tylko pojawi się nowy dokument.
Te i wiele innych zagadnień staje się codziennością w rożnych organizacjach wykorzystujących standardowe podejście do zarządzania regulacjami (np. obieg dokumentów w wersji papierowej, czy też udostępnianie ich elektronicznej wersji w katalogach sieciowych lub elektronicznych rejestrach). Blue Energy wykorzystując swoje wieloletnie doświadczenie doradcze podczas realizacji projektów optymalizacyjnych dla małych, średnich i dużych przedsiębiorstw, opracowało innowacyjne rozwiązanie, które eliminuje większość z ww. problemów.
Jedna na 3 stwierdzane niezgodności w działalności organizacji jest powodowana nieprawidłowościami w obszarze zarządzania regulacjami wewnętrznymi.
Jeżeli w Twojej organizacji obserwujesz, że:
- ilość obowiązujących dokumentów rośnie,
- pracownicy nie zawsze wiedzą jakie wymagania obowiązują na ich stanowiskach pracy,
- zdarzają się pomyłki zastosowania nie tych wzorów dokumentów, które obowiązują lub nieautoryzowanych zmian we wprowadzonych dokumentach,
- masz już dość poszukiwania w segregatorach dowodów potwierdzających czy pracownik zapoznał się z dokumentem
to moduł BPM Biblioteka dokumentów jest rozwiązaniem dla Ciebie.
Biblioteka dokumentów to rozwiązanie dające wiele możliwości związanych z tworzeniem, nadzorowaniem, udostępnianiem i zapoznawaniem z regulacjami obowiązującymi w danej organizacji. Jest to repozytorium dokumentów, w którym możliwe jest uruchamianie obiegów workflow, które umożliwiają wykonanie odpowiednich akcji na dokumentach, w zależności od posiadanych uprawnień.
Biblioteka to rozwiązanie działające w przeglądarce internetowej i komunikujące się z użytkownikami poprzez zadania przydzielane w systemie, jak również komunikaty mailowe kierowane do jego użytkowników. System umożliwia:
- konfigurowanie odpowiednich metryk dokumentów,
- zasilanie systemu metrykami dokumentów zawierającymi już zatwierdzone i obowiązujące regulacje,
- tworzenie w systemie metryk nowego wydania regulacji w postaci pliku edycyjnego (np. doc; docx) i skierowanie go do opiniowania/ weryfikacji / zatwierdzenia w module opiniowania dokumentów (link do strony z opisem modułu opiniowania dokumentów);
- zastępowanie istniejących dokumentów innymi;
- wycofywanie dokumentów nieobowiązujących,
- zarządzanie uprawnieniami do dokumentów, (pracownik ma dostęp tylko do tych regulacji, do których powinien być uprawniony);
- wnioskowanie o zmianę w regulacjach, do których pracownik posiada uprawnienie,
- potwierdzanie zapoznania z dokumentami i generowanie raportów z poziomu zapoznania z dokumentem,
- wizualizowanie powiązań między dokumentami,
- możliwość okresowego uruchamiania (automatycznie lub manualnie) przeglądów aktualności dokumentów.
Biblioteka dokumentów to uniwersalne rozwiązanie integrujące się w sposób bezpośredni z innymi dodatkowymi funkcyjnościami systemu BPM, np. z modułem Compliance (Ocena zgodności link), modułem Opiniowania dokumentów (link), modułem DLM (zarządzanie licencjami – link do opisu na tej stronie);
Każdy dokument udostępniony w systemie może zostać przywołany jako powiązany w innych modułach systemu.
Biblioteka dokumentów to rozwiązanie, które umożliwia, w zależności od preferencji, udostępnianie dokumentów w widoku drzewa katalogów lub w postaci elektronicznego rejestru.
Bez względu na formę udostępnienia dokumentu, możliwe jest szybkie przeszukiwanie repozytorium w celu odnalezienia dokumentu, lub dokumentów spełniających warunki wyszukiwania.
System zawiera predefiniowane widoki filtrujące repozytorium przez pryzmat parametrów metryk dokumentów, np. dokumenty, które mnie dotyczą, moje dokumenty (widok osoby, która jest odpowiedzialna za zapewnienia aktualności grupy dokumentów), itp.
W systemie udostępniona jest funkcjonalność newslettera, która umożliwia okresowe (np. raz dziennie) informowanie użytkowników o nowych dokumentach lub nowych wydaniach istniejących już dokumentów udostępnionych użytkownikowi do zapoznania,lub wymagających od użytkownika potwierdzenia zapoznania z dokumentem. Newsletter zawiera informację kierowaną bezpośrednio do użytkownika i zawiera tylko te dokumenty, które zostały oznakowane jako wymagające powiadomienia użytkownika lub grupy użytkowników.
Ciekawą, z pespektywy przełożonego pracowników, funkcjonalnością jest możliwość zbierania przez system dowodów na zapoznanie z dokumentami i udostępnianie wyników w postaci raportu. Opisana funkcjonalność jest dostępna jeżeli na dokumencie oznakowano, że użytkownik musi w sposób świadomy zapoznać się z treścią regulacji wewnętrznej (metryką i załącznikiem do niej).
Korzystasz z wielu dokumentów licencjonowanych / norm?
Ilość licencji jest nieadekwatna do zapotrzebowania na korzystanie z dokumentu licencjonowanego?
Chciałbyś zapewnić pracownikom, zgodne z warunkami udzielonych licencji, udostępnianie dokumentów?
Najlepszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z modułu dodatkowego biblioteki dokumentów – Zarządzanie licencjami.
Zarządzanie licencjami (DLM) to rozwiązanie umożliwiające określenie ile licencji dla danego dokumentu, który zostanie udostępniony w wersji elektronicznej (plik pdf), organizacja posiada. Na podstawie definicji metryki dokumentu określającej ilość posiadanych licencji danego dokumentu, system umożliwia skorzystanie w danym momencie z dokumentu tylu użytkownikom ile licencji wprowadzono w definicji. Użytkownik próbujący skorzystać z dokumentu licencjonowanego, który nie posiada w danej chwili „wolnej licencji”, każdorazowo udostępnia użytkownikowi informację, kto w danej chwili zajmuje dane licencje. Na tej podstawie użytkownik może skontaktować się z wybranym użytkownikiem i poprosić o udostępnienie licencji.
Korzystanie z licencji w systemie BPM polega na przeglądaniu dokumentu bez możliwości jego pobrania w postaci pliku lub kopiowania jego treści. Takie rozwiązanie zabezpiecza przed wprowadzeniem do obiegu poza systemem nieautoryzowanych kopii dokumentu
Im większa organizacja lub im bardziej skomplikowane procesy biznesowe, tym większa ilość powstających regulacji wewnętrznych w postaci procedur, instrukcji, wytycznych, standardów postępowania.
Do najczęstszych błędów związanych z zarządzaniem regulacjami wewnętrznymi należy niewłaściwy nadzór nad ich wersjami i sposobem dystrybucji aktualnych wydań dokumentów. Taka sytuacja powoduje najczęściej niewłaściwe działania pracowników lub też brak realizacji określonych czynności, w tym również błędy w raportowaniu wyników realizowanych działań. W konsekwencji taka sytuacja może skutkować opóźnieniami, które powodowane są koniecznością powtarzania działań, poprawiania błędów w celu uzyskania odpowiednich informacji w wymaganym zakresie.
Część obowiązków wynikających z przepisów prawa powszechnie obowiązującego, obliguje pracodawców do posiadania udokumentowanych dowodów potwierdzających zapoznanie się pracowników z regulacjami wewnętrznymi. W przypadku częstej zmienności tych regulacji konieczne jest potwierdzenie zapoznania z kolejnymi wersjami regulacji wprowadzanymi w organizacji. Najczęściej praktykowanym rozwiązaniem jest zbieranie podpisów na listach zapoznania z dokumentem. Jest to proces żmudny i wymagający wielokrotnego sprawdzania, czy na pewno wszystkie wymagane osoby potwierdziły zapoznanie na liście. Kolejnym pojawiającym się problemem jest możliwość poszukania właściwej listy zapoznania i konkretnej osoby na tej liście. Powodować to może szereg utrudnień, nieporozumień oraz pojawiającej się chęci znalezienia „drogi na skróty”.
Doświadczenia wielu organizacji pokazują, że im lepiej jest zorganizowany proces dystrybucji do pracowników regulacji wewnętrznych i im bardziej jest on zautomatyzowany, tym mniej błędów związanych z niewłaściwym zastosowaniem regulacji popełnianych jest w organizacji.
Najczęściej stosowanym rozwiązaniem w tym zakresie są nadzorowane repozytoria dokumentów wspierane elektronicznymi obiegami dokumentów, komunikujące pracownikom w sposób zwięzły pojawiające się zmiany, które ich dotyczą.
Dodatkowo, funkcjonalności umożliwiające rejestrowanie zapoznania ze wskazanym dokumentem, w oparciu o konkretne działania pracowników w systemie, ułatwiają w znacznym stopniu sprawę zbierania dowodów zapoznania pracowników z regulacjami wewnętrznymi lub sprawdzania poziomu zapoznania się z regulacjami w podległym obszarze.
Blue Energy w swojej ofercie posiada znakomite rozwiązanie, które sprawdziło się w wielu organizacjach sektora małych, średnich i dużych przedsiębiorstw oraz które w sposób skuteczny zabezpiecza zarządzanie regulacjami wewnętrznymi. Rozwiązaniem tym jest Biblioteka dokumentów.
- jasne uporządkowanie struktury regulacji wewnętrznych wprowadzonych do obowiązywania w organizacji;
- możliwość przydzielenia do dokumentu użytkowników odpowiedzialnych za nadzorowanie aktualności kolejnych wydań;
- udostępnianie regulacji określonym grupom odbiorców wewnątrz organizacji;
- informowanie o zmianach w regulacjach wewnętrznych dotyczących użytkownika za pośrednictwem newslettera;
- możliwość elektronicznego potwierdzania zapoznania się z regulacją i jej kolejnym wydaniem;
- eliminowanie błędów związanych z zastosowaniem nieaktualnych regulacji;
- łatwość wyszukiwania konkretnych dokumentów spośród listy obowiązujących i dostępnych użytkownikowi regulacji;
- oszczędność czasu poświęconego na dystrybucję regulacji wewnętrznych i informowanie pracowników o zmianach;
- prosta aktualizacja repozytorium dokumentów i mechanizmy wycofywania regulacji z obowiązywania;
- możliwość wnioskowania o zmianę w regulacjach w przypadku stwierdzenia takiej potrzeby;
Duże przedsiębiorstwo produkcyjne udostępniało pracownikom dokumenty w katalogu sieciowym, który był zasilany dokumentami przez pracowników różnych działów. Wdrożenie obejmowało wprowadzenie biblioteki dokumentów w celu uporządkowania zarządzania regulacjami. Rozwiązanie todoprowdziło do obniżenia ilości popełnianych błędów dokumentacyjnych o 30% oraz spadek niezadowolenia pracowników spowodowanego wcześniejszymi trudnościami w odnalezieniu właściwych regulacji we właściwych miejscach.
Średnie przedsiębiorstwo prowadzące działalność laboratoryjną, korzystające z ponad 100 różnych dokumentów licencjonowanych, na których zapotrzebowanie w organizacji było większe niż dostępna ilość licencji. Wdrożenie obejmowało wprowadzenie biblioteki dokumentów z modułem zarządzanie licencjami (DLM). Na skutek zrealizowanego wdrożenia wyeliminowano niezgodności związane z niewłaściwym korzystaniem z dokumentów licencjonowanych.
Duży podmiot prowadzący działalność w sektorze administracji publicznej prowadził dystrybucję wewnętrznych regulacji w postaci papierowej, z pisemnym potwierdzeniem zapoznania z jej treścią. Wdrożenie obejmowało wprowadzenie biblioteki dokumentów z uruchomieniem funkcji elektronicznego potwierdzania zapoznania z dokumentami. Na skutek wdrożenia całkowicie wyeliminowano papierowy obieg regulacji wewnętrznych oraz prowadzenie papierowych rejestrów potwierdzających zapoznanie.
Powiązane artykuły na blogu
Krajowy System Cyberbezpieczeństwa to wymagania dla operatorów usług kluczowych oraz usług cyfrowych. Czym są te wymagania opisane w dość oszczędny sposób w Ustawie? Co mówi sama ustawa o tym jak zapewnić bezpieczeństwo i ciągłość realizacji usług kluczowych?
Częstym problemem organizacji jest zapewnienie efektywnego i gwarantującego właściwą rozliczalność kanału komunikacji wewnętrznej, np. związanej z realizacją praw podmiotów danych, czy zgłaszaniem i obsługą naruszeń ochrony danych osobowych
Ile faktycznie zajmuje identyfikacja i realizacja praw podmiotu danych? Czy nasz rejestr czynności wspiera realizację praw? Czy potrafimy automatyzować procesy realizacji praw podmiotu danych?
