BPM Audyt

BPM moduł Audyt zapewnia kompleksową obsługę w zakresie planowania i prowadzenia audytów wewnętrznych.

Cały cykl audytu, od jego wstępnego zaplanowania aż do zatwierdzenia raportu i obsługi działań poaudytowych, ma swoje odzwierciedlenie w systemie. Oprogramowanie wspiera proces przeprowadzania audytów, zarówno realizowanych w oparciu o kryteria wynikające z norm stanowiących podstawę systemu zarządzania, jak również audytów operacyjnych prowadzonych w oparciu o wewnętrzne regulacje.

W systemie udostępniono mechanizm umożliwiający stworzenie przez uprawnionych użytkowników systemu bazy pytań audytowych podzielonych na różne kategorie. Audytorzy podczas planowania i realizacji audytów będą mogli skorzystać z tej bazy pytań.

Oprogramowanie pozwala, aby różne części jednego audytu (zadania audytowe) były przeprowadzone przez różnych audytorów. W tym celu istnieje możliwość podziału audytu na zadania (zadaniem audytowym jest audyt danego obszaru, w komórce organizacyjnej). System sam generuje zadania audytowe na podstawie wskazanych przez osobę definiującą audyt, obszary audytu i miejsca jego prowadzenia (ze struktury organizacyjnej) i na tej podstawie audytor wiodący podczas rozpoczynania audytu może przypisać zadania do audytorów w nim uczestniczących.

System posiada funkcjonalność umożliwiającą zdefiniowanie audytów, które mają zostać objęte harmonogramem audytów (programem) lub audytów doraźnych (realizowanych poza harmonogramem).

W systemie możliwe jest również zaplanowanie audytów dostawców (audyt drugiej strony), w którym to podmiotem audytowanym jest kontrahent. W takim przypadku konieczne jest wskazanie kontrahenta z bazy, która musi zostać uzupełniona w systemie oraz komórkę organizacyjną odpowiedzialną za nadzorowanie danego kontrahenta.

Po wprowadzeniu ww. danych, możliwe jest przejście do utworzenia Harmonogramu audytów (programu audytów) z wszystkich audytów zdefiniowanych w systemie w module Audyty, znajdujących się w odpowiednim statusie lub uruchomienie przygotowania zawiadomienia o audycie (bez opracowywania harmonogramu audytów).

Dla każdego z audytów wprowadzonych do systemu uruchamiane są kolejne zadania związane z zaplanowaniem jego szczegółów, oraz zatwierdzeniem planu. W części systemu związanej z opracowywaniem szczegółów audytu, audytor wiodący wprowadza uzgodniony plan audytu oraz przygotowuje zawiadomienie o audycie.

Po zatwierdzeniu przygotowanego przez audytora wiodącego planu audytu (zatwierdzenie możliwe jest tylko przez uprawnionego w systemie użytkownika), jest on rozsyłany mailowo do wskazanych użytkowników systemu. Możliwe jest również wysłanie zawiadomienia o audycie do użytkowników spoza systemu.

Do czasu rozpoczęcia w systemie procesu realizacji audytu przez audytora wiodącego, możliwe jest jeszcze zmodyfikowanie planu audytu i ponowne jego rozesłanie po zatwierdzeniu. Jeżeli audytor wiodący rozpocznie procesy realizacji audytu, wprowadzanie zmian do planu audytu nie jest możliwe.

Po rozpoczęciu przez audytora wiodącego procesu realizacji audytu, przydziela on zadania do poszczególnych audytorów uwzględnionych w ramach badania , jednocześnie system podpowiada, jakie działania doskonalące są w toku realizacji w odniesieniu do wyników poprzedniego audytu w komórce poddawanej ocenie oraz podpowiada zagadnienia do zbadania (jeżeli określono wymagania wynikające z kryteriów audytu oraz zagadnienia w module BPM Compliance (link).

Na podstawie przydziału przez audytora wiodącego, audytor przeprowadza audyt we wskazanej komórce, a następnie wprowadza do systemu wyniki zrealizowanego zadania, w tym definiuje niezgodności i inne obserwacje wymagające podjęcia działań poaudytowych.

Po zakończeniu realizacji wszystkich zadań audytowych przewidzianych do udokumentowania w ramach audytu, Audytor wiodący sporządza raport z audytu.

Po opracowaniu raportu z audytu, audytor wiodący może przekazać go do zatwierdzenia. Zatwierdzony raport w postaci pliku pdf generowanego przez system, rozsyłany jest w postaci mailowej do wskazanych osób. Dla wszystkich zdefiniowanych niezgodności i obserwacji audytowych uruchamiane są procesy związane z planowaniem i realizacją działań poaudytowych w module BPM Działania doskonalące (link).

Moduł audyty posiada również funkcjonalność zgłaszania w systemie niezgodności lub spostrzeżeń pozaaudytowych oraz prowadzenia oceny audytorów, zarówno przez osobę odpowiedzialną za realizację audytów w organizacji, jak i przez uczestników audytu.

Moduł integruje się:

• z modułem Compliance (link) –  z którego dla wskazanego obszaru audytu oraz komórki organizacyjnej pobiera zagadnienia do zbadania jako pytania audytowe;
• modułem Biblioteka dokumentów (link) – z którego pobiera dla wskazanych obszarów audytu i komórek organizacyjnych kryteria audytu w postaci nazw regulacji wewnętrznych;
• modułem Działania doskonalące (link) – w którym dokumentowane są działania podejmowane w odniesieniu do wyników audytu (niezgodności i obserwacje / spostrzeżenia);
• Modułem Zarządzanie ryzykiem (link) dającym możliwość powiązania z audytem zidentyfikowanych ryzyk;
• Modułem Incydenty (link) dającym możliwość powiązania z audytem zidentyfikowanych i zgłoszonych w jego trakcie incydentów;
• I wieloma innymi na zasadzie powiązań dokumentów.

Prowadzenie oceny audytorów nie jest powszechną praktyką, jednakże gdy mechanizm ten jest wykorzystywany w organizacji, konieczne jest jasne zdefiniowanie zasad prowadzenia tej oceny oraz kryteriów oceny audytorów.

System BPM moduł Audyty umożliwia przeprowadzenie oceny audytorów w oparciu o samodzielne skonfigurowane ankiety oceny audytorów. Konfiguracja ankiet to funkcjonalność udostępniona w module. Wszystkie wykonywane oceny są archiwizowane w kartach audytorów. Każdy z ocenianych audytorów posiada w systemie dostęp do wyników przeprowadzonych ocen i tam gdzie jest to możliwe może odwołać się od wykonanej oceny.

Czasami, pomimo zastosowania elektronicznego obiegu dokumentów i prowadzenia procesu planowania oraz dokumentowania audytów w postaci elektronicznej, konieczne jest przedstawienie planu audytu, czy raportu w postaci pliku dostępnego do wydruku. Oczekiwanie takie może pojawić się podczas prowadzonych kontroli, czy audytów prowadzonych przez podmioty zewnętrzne, nieposiadające dostępu do systemu.

Moduł BPM Audyty wychodzi naprzeciw tym oczekiwaniom i archiwizuje zarówno plan audytu, jak i raport w postaci pdf. Gdy jest to niezbędne, raport jest możliwy do pobrania, wydrukowania lub przekazania odpowiednim osobom, np. podmiotom kontrolującym .